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Acedis Formación

Curso de Habilidades de Gestión para Secretarias

Acedis Formación

Curso de Habilidades de Gestión para Secretarias

  • Tipo de curso: Curso
  • Modalidad Curso: Online
  • Duración: 200 horas
  • Inicio Curso: MATRÍCULA ABIERTA

Objetivos del curso: El alumno encontrará desarrollado el análisis de las principales habilidades personales y su aplicación en el trabajo de secretaría. Se tratan después las cuestiones relacionadas con la organización del propio trabajo y las técnicas gestión del tiempo.

Dirigido a: No tiene requisitos específicos

Descripción breve: Conocimientos de las diferentes funciones del secretariado, saber como aplicarlas en cada momento y circunstancia, para obtener un resultado de excelencia laboral, aprendiendo a gestionar el tiempo y el conocimiento, para enfocar adecuadamente cada tarea sabiendo los procesos a realizar, como organizarnos y gestionar adecuadamente todas las facetas del trabajo de una secretaria.

Certificado: Título Propio / Emitido por el Centro

Habilidades de Gestión para Secretarias

Fecha de inicio:  Curso contínuo

Metodología:  OnLine

Duración estimada:  200 horas

Titulación otorgada:  Emitida por el centro

Justificación / Objetivos

El secreto del éxito de una secretaria no se encuentra en las competencias técnicas de un profesional, ni tampoco en la experiencia, sino en las habilidades vinculadas a la inteligencia emocional.

La comunicación eficaz, el conocimiento de sí mismo, el comportamiento asertivo, la capacidad de negociación y resolución de problemas y todas aquellas de carácter similar que en definitiva forman el núcleo de las competencias emocionales.

El alumno encontrará desarrollado el análisis de las principales habilidades personales y su aplicación en el trabajo de secretaría. Se tratan después las cuestiones relacionadas con la organización del propio trabajo y las técnicas gestión del tiempo.

La segunda parte del curso esta dedicada a la aplicación práctica de lo anteriormente expuesto en las labores organizativas propias del secretariado: organización de los viajes, reuniones y eventos. Para finalizar, se presentan en apéndice algunas direcciones de sitios web sin el propósito de hacer una relación exhaustiva de direcciones sino proporcionar a los lectores algunas pistas que faciliten la búsqueda de información así como algunos portales y páginas de interés

En definitiva, el alumno aprenderá a sacar el mayor provecho de su preparación viendo casos prácticos planteados y resueltos explicando en cada caso los diferentes enfoques posibles y las ventajas e inconvenientes de cada enfoque. Se trata por tanto no sólo de transmitir los conocimientos de las diferentes funciones del secretariado, sino también saber como aplicarlas en cada momento y circunstancia, para obtener un resultado de excelencia laboral, aprendiendo a gestionar el tiempo y el conocimiento, para enfocar adecuadamente cada tarea sabiendo los procesos a realizar, como organizarnos y gestionar adecuadamente todas las facetas del trabajo de una secretaria.

Requisitos de acceso

 No tiene requisitos específicos

Temario cubierto

CAPÍTULO 1 - SECRETARIADO, CARRERA PROFESIONAL, FORMACIÓN Y EMPLEO  

1.1. INTRODUCCIÓN  

1.2. BREVE REPASO HISTÓRICO  

  • 1.2.1. La transformación del trabajo de oficina  

1.3. LA CARRERA DEL PROFESIONAL DEL SECRETARIADO  

  • 1.3.1. Funciones  
  • 1.3.2. Titulación  
  • 1.3.3. Ámbito de actuación  
  • 1.3.4. Formación  
  • 1.3.5. Ética de la profesión  
  • 1.3.6. Panorama europeo  

1.4. EMPLEO  

  • 1.4.1. Estrategias en la búsqueda de empleo  
  • 1.4.1.1. Networking  
  • 1.4.1.2. Bolsas de empleo  
  • 1.4.1.3. Empresas de trabajo temporal  
  • 1.4.2. Tipo de empresa  
  • 1.4.3. Causas de la búsqueda de empleo: valores y motivaciones  
  • 1.4.4. El currículum vitae  
  • 1.4.5. Currículum internacional  
  • 1.4.6. La carta de presentación  
  • 1.4.7. La entrevista de trabajo

CAPÍTULO 2 - HABILIDADES SOCIALES, ETIQUETA Y PROTOCOLO  

2.1. INTRODUCCIÓN  

2.2. HABILIDADES SOCIALES  

  • 2.2.1. Comunicación eficaz  
  • 2.2.2. Liderazgo  
  • 2.2.3. Conocimiento y dominio de sí mismo  
  • 2.2.4. Empatía  
  • 2.2.5. Trabajo en equipo  
  • 2.2.6. Resolución de conflictos  
  • 2.2.7. Caso práctico: constitución de pool de secretarias  

2.3. ASERTIVIDAD  

  • 2.3.1. Conducta asertiva o socialmente hábil  
  • 2.3.2. Conducta pasiva  
  • 2.3.3. Conducta agresiva  
  • 2.3.4. Caso práctico: conducta asertiva, pasiva, agresiva  
  • 2.3.5. Estrategias  
  • 2.3.6. Conductas no asertivas  

2.4. HABILIDADES DE NEGOCIACIÓN  

  • 2.4.1. Caso práctico: negociación con el proveedor del material de oficina  

2.5. TRATAMIENTO DE RECLAMACIONES  

  • 2.5.1. Caso práctico: tratamiento de reclamaciones  

2.6. IMAGEN PROFESIONAL/PERSONAL  

2.7. LA IMAGEN DE LA EMPRESA  

2.8. ETIQUETA Y PROTOCOLO EN LA EMPRESA  

  • 2.8.1. Recepción de visitantes  
  • 2.8.2. Caso práctico: filtrado de visitas  
  • 2.8.3. Atención telefónica  
  • 2.8.3.1. Recepción de llamadas  
  • 2.8.3.2. Filtrar llamadas  
  • 2.8.3.3. Emisión de llamadas  
  • 2.8.3.4. El teléfono móvil

CAPÍTULO 3 - ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.  

3.1. INTRODUCCIÓN  

3.2. EFICACIA Y EFICIENCIA  

3.3. TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO  

  • 3.3.1. Organización del puesto de trabajo  
  • 3.3.2. El ordenador personal  
  • 3.3.3. Estandarización de los tipos de documento  
  • 3.3.4. Caso práctico: diseño de formatos de documento  

3.4. EL ENFOQUE DEL TRABAJO COMO PROYECTO  

  • 3.4.1. Fases de un proyecto.  
  • 3.4.2. Caso práctico: documentación de un proyecto  

3.5. DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO  

  • 3.5.1. E-Office  

3.6. ERGONOMÍA DEL PUESTO DE TRABAJO  

3.7. ESTILOS DE LIDERAZGO.  

  • 3.7.1. Estilos clásicos: teoría X e Y de Douglas McGregor  
  • 3.7.2. Estilos clásicos: trabajos de Lippit y White  
  • 3.7.3. Estilos actuales.  

3.8. ESTILOS DE ORGANIZACIÓN.  

  • 3.8.1. Estilos de dirección o de mando.  
  • 3.8.2. Organización jerarquizada (Estilo Tayloriano)  
  • 3.8.3. Organización centrada en las personas.  
  • 3.8.4. Organización centrada en los resultados.  
  • 3.8.5. Principales funciones directivas  

3.9. TRABAJAR CON CALIDAD

CAPÍTULO 4 - GESTIÓN DEL TIEMPO  

4.1. INTRODUCCIÓN  

4.2. ANÁLISIS DEL TIEMPO  

  • 4.2.1. Caso práctico: exceso de confianza  
  • 4.2.2. Causas de las pérdidas de tiempo  
  • 4.2.3. Caso práctico: problemas para mantener el ritmo  

4.3. LADRONES DE TIEMPO.  

  • 4.3.1. Desorganización personal  
  • 4.3.2. Posponer las tareas: procrastinación  
  • 4.3.3. Delegación poco efectiva o no saber o no querer delegar  
  • 4.3.4. Interrupciones telefónicas  
  • 4.3.5. Interrupciones de los compañeros de trabajo  
  • 4.3.6. Visitas no programadas  
  • 4.3.7. Dirección por crisis  

4.4. TÉCNICAS Y HABILIDADES PARA LA GESTIÓN DEL TIEMPO.  

  • 4.4.1. Consideraciones acerca del estrés  

4.5. ESTABLECIMIENTO DE PRIORIDADES  

  • 4.5.1. Caso práctico: prioridades  

4.6. LA AGENDA

CAPÍTULO 5 - LOS VIAJES  

5.1. INTRODUCCIÓN  

5.2. LA FUNCIÓN DEL SECRETARIADO EN LA GESTIÓN DE VIAJES  

5.3. ASPECTOS A CONSIDERAR.  

  • 5.3.1. Objetivos generales  
  • 5.3.2. Viajes transoceánicos y Jet-Lag  
  • 5.3.3. Aspectos relacionados con la salud  
  • 5.3.4. Seguros  
  • 5.3.5. Alquiler de vehículos  
  • 5.3.6. Seguridad  
  • 5.3.7. Diferencias culturales  
  • 5.3.8. Caso práctico: preparación del dossier para el viajero.  

5.4. VIAJES DE NEGOCIOS.  

  • 5.4.1. Previsión de contingencias  
  • 5.4.2. Proceso de organización  
  • 5.4.3. Caso práctico: organización de un viaje de negocios  

5.5. VIAJES CORPORATIVOS: GRUPOS  

  • 5.5.1. Viajes de incentivos  
  • 5.5.2. Caso de estudio: organización de un viaje de incentivos  

5.6. NORMATIVAS  

  • 5.6.1. Navegación aérea  
  • 5.6.2. Transporte por ferrocarril  
  • 5.6.3. Documentación, visados y certificados de vacunación.

CAPÍTULO 6 - ORGANIZACIÓN DE REUNIONES.  

6.1. INTRODUCCIÓN  

6.2. CONCEPTO DE REUNIÓN  

  • 6.2.1. Estructura de las reuniones  

6.3. TIPOS DE REUNIÓN  

  • 6.3.1. Caso práctico  

6.4. CLAVES PARA ORGANIZAR REUNIONES  

  • 6.4.1. Convocatoria  
  • 6.4.2. Caso práctico: elaboración del orden del día  
  • 6.4.3. Aspectos logísticos  
  • 6.4.3.1. Salas y equipamiento  
  • 6.4.3.2. Medios audiovisuales  
  • 6.4.3.3. Catering  
  • 6.4.4. Material necesario: documentación asociada a las reuniones  
  • 6.4.5. Comunicación y protocolo  

6.5. DOCUMENTOS  

  • 6.5.1. Documentación de carácter informativo: presentaciones e informes.  
  • 6.5.1.1. Presentaciones  
  • 6.5.1.2. Informes  
  • 6.5.2. Documentos orientados al cumplimiento de normativas:  actas y otros  
  • 6.5.2.1. Acta de la reunión.  
  • 6.5.2.2. Carta de delegación de la representación y voto  
  • 6.5.3. Caso práctico: asistencia a una reunión

CAPÍTULO 7 - ORGANIZACIÓN DE EVENTOS  

7.1. INTRODUCCIÓN  

7.2. LA FUNCIÓN DEL PROFESIONAL DEL SECRETARIADO EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS  

7.3. CONCEPTO DE EVENTO  

  • 7.3.1. Caso práctico: identificación del tono  

7.4. PUNTOS CLAVE EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.  

  • 7.4.1. Lista de actividades.  

7.5. TIPOS DE EVENTO  

  • 7.5.1. Eventos institucionales  
  • 7.5.1.1. Caso práctico: organización de la junta de accionistas  
  • 7.5.2. Eventos sociales  
  • 7.5.2.1. Caso práctico: inauguración de un Centro de Recepción de Llamadas (CRM - Customer Relationship Management)  
  • 7.5.3. Eventos profesionales  

7.6. GESTIÓN DE INVITACIONES  

  • 7.6.1. Formato de la invitación.  
  • 7.6.2. Elaboración de las listas de invitados  

7.7. ESTUDIO DE UN CASO PARADIGMÁTICO: ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS.  

  • 7.7.1. Definición del programa de organización  

Apéndice I. Guía de Direcciones de Internet.  

Bibliografía